Як правильно спланувати свій час.

Як правильно спланувати свій час.

10 порад від Дена Кеннеді з планування часу:

Техніка №1. Приручення телефону
Вам потрібно звільнитися від тиранії телефону. І від диктатури факсу. І від сатрапа електронної пошти. Рідше знімайте трубку, коли дзвонить телефон, або взагалі не знімайте. Передзвонюйте в зручний для вас час.
Цю техніку треба засвоїти міцно, адже саме телефон для більшості з нас і є найперший фактор, відволікаючий від роботи. Якщо ви приймаєте всі вхідні дзвінки, значить, постійно перериваєте роботу над завданням відомої вам важливості на користь питання або особи невідомої важливості. Ви віддаєте контроль над своїм часом невідомо кому і в результаті не встигаєте намічене.

Техніка №2. Мінімум ділових зустрічей
Будь-якими шляхами намагайтеся скоротити час, проведений на ділових зустрічах. Якби Ной скликав на нараду архітекторів, оформлювачів інтер’єру, пастухів, приборкувачів левів, штурманів, у нас були б плавники. На ділових зустрічах ніколи нічого не робиться, і я їх ненавиджу. Вам потрібна тактика, яка допомагає уникати такої витрати часу. Якщо ви проводите наради, добийтеся, щоб розмова була короткою і по справі.

Техніка №3. Абсолютна пунктуальність
Завжди будьте там, де має, точно вчасно, без жодних винятків. Власна пунктуальність дає вам право очікувати і вимагати від інших абсолютного поваги до вашого часу. Пунктуальна людина автоматично отримує перевагу перед своїми працівниками, партнерами, дилерами, клієнтами та ін. Пунктуальність – джерело особистого авторитету.

Техніка №4. Складання списків
Не існує системи планування часу, що не спиралася б на складання списків справ. Все пам’ятати НЕМОЖЛИВО. Якщо ви «вільна натура», вам, ймовірно, здається, що списки здавлюють вас, як труси на розмір менше. Але насправді списки звільняють: чим більше дрібниць ви запишете, тим менше вам доведеться тримати в голові. І тоді ваш мозок готовий зайнятися дійсно важливою роботою.

Техніка №5. Все – на службу своїм цілям
Єдина справжня причина того, що багато людей не стають в рази успішніше в справах, – у тому, що у них немає для цього причин. Секрет особистої ефективності – в пошуку вагомих причин стати ефективним. Але що вважати ефективністю? Ось моє визначення: ефективність – це усвідомлене і довгострокове застосування вашого часу, таланту, розуму, ресурсів і можливостей у такий спосіб, який дає вимірюване наближення до ваших цілей. Частіше задавайте собі питання «Стаю я ближче до своєї мети від того, що я роблю в цю хвилину?» Чим частіше ви відповідаєте «Так», тим вище ваша ефективність.

Техніка №6. Каталог подій
Берете 90 папок, кожна тридцятка – це місяць: поточний і два наступних. І розпихаєте по них листи, факси, матеріали відповідно до того дня, коли ви збираєтеся зустрічатися з цими клієнтами і займатися цими справами. Так, я знаю, що є багато комп’ютерних програм, які роблять те ж саме, і якщо ви хочете піти цим шляхом – Бог у поміч. Мені зручніше так. Але який б ви не вибрали варіант, паперовий або цифровий, каталог подій – це виключно корисна техніка.

Техніка №7. Час-блоки
Якщо ви уявляєте собі всі справи, які точно повинні зробити, то можете заздалегідь заблокувати для них свого часу. Якщо ви не заблокуєте час заздалегідь – великий шанс нічого не встигнути. Розкладіть перед собою календар і розподіліть якомога більше часу на обов’язкові справи – і у вас залишиться лише мала дещиця неорганізованих, порожніх днів і годин. Блокуючи час для необхідних справ, ви не дасте інтересам інших людей знову і знову пересувати найважливіше з перших місць у списку на десяте.

Техніка №8. Мінімум позапланової діяльності
Скорочуючи порожній час і позапланову діяльність, ви автоматично зменшуєте невиправдані витрати. Все нерозписане на щось та витратиться – і швидше за все це «щось» буде непотрібною дурницею. В ідеалі потрібно розписувати кожен свій день по півгодини, від початку до кінця. Будь-яка робота виконується швидше і ефективніше, якщо заздалегідь визначити, скільки займе її виконання, і призначити час завершення. До того ж так мінімізується і незапланована діяльність.

Техніка №9. Користь від «обрізків»
Застрягли в пробці? Аудіозаписи допоможуть швидко перетворити пробкове стояння в семінар за участю знаменитих гуру, в спілкування з душекорисною книгою, в відв’язний камеді-клаб або в Шекспірівський фестиваль. А ще можна вивчати іноземні мови, розвивати пам’ять або математичні здібності – і все це за допомогою записів, прослуханих за той час, що зазвичай витрачається даремно. А час у чергах, в аеропортах? Заведіть плеєр з навушниками і завжди майте при собі блокнот, ручку і тему для «мозкового штурму».

Техніка №10. Подалі від стада
З цією технікою все зрозуміло. Виїжджайте на роботу раніше або пізніше, ніж всі інші. Не купуйте в супермаркетах в п’ятницю ввечері. Не виїжджайте з готелю між 8 і 9 годинами ранку і не заселяйтеся між 6 і 8 годинами вечора, тому що саме в ці години виселяються і заселяються абсолютно всі. Організуйте своє життя так, щоб розходитися з основним потоком: ви збережете чимало часу і нервів.
#порадня